Wie das Dokumentenmanagement die Produktivität steigert

Einführung in das elektronische Dokumentenmanagement (GED)

Das elektronische Dokumentenmanagement, oder GED, ist ein System, das es ermöglicht, digitale Dokumente in einer Organisation zu speichern, zu verwalten und nachzuverfolgen. Dieses System ist entscheidend für Unternehmen, die ihre internen Prozesse optimieren, Kosten senken und die Produktivität steigern möchten. Mit dem Aufschwung der Digitalisierung ist GED zu einem unverzichtbaren Bestandteil für B2B-Unternehmen geworden, die wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Verbesserte Zugänglichkeit und Zusammenarbeit

GED ermöglicht den sofortigen Zugriff auf Dokumente von überall und zu jeder Zeit. Dies ist besonders vorteilhaft für Teams, die remote arbeiten, oder für Unternehmen mit mehreren Standorten. Mitarbeiter können effizienter zusammenarbeiten, indem sie Dokumente in Echtzeit teilen und bearbeiten. Eine Studie von McKinsey hat gezeigt, dass Arbeitnehmer 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach internen Informationen verbringen. GED kann diese Zeit erheblich reduzieren, sodass Mitarbeiter mehr Zeit für produktive Aufgaben haben.

Reduzierung der Betriebskosten

Die Implementierung eines GED-Systems kann die mit der physischen Dokumentenlagerung verbundenen Kosten drastisch senken. Laut einem Bericht von PricewaterhouseCoopers geben Unternehmen durchschnittlich 20 Dollar für die Archivierung eines einzigen Dokuments aus. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente wird nicht nur physischer Raum gespart, sondern auch die Ausgaben für Papier, Drucke und die Wartung physischer Archive reduziert. Darüber hinaus trägt die Reduzierung des Papierverbrauchs zu nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Praktiken bei.

Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Informationssicherheit ist ein zentrales Anliegen für jedes Unternehmen. GED bietet fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zugangskontrollen und Verschlüsselung, um sensible Daten zu schützen. Darüber hinaus sind viele Branchen durch strenge Vorschriften reguliert, die einen ordnungsgemäßen Umgang mit Dokumenten erfordern. Ein GED-System stellt sicher, dass Unternehmen diese Vorschriften einhalten, indem es Audit- und Compliance-Prozesse automatisiert.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Automatisierung ist ein weiterer wesentlicher Vorteil von GED. Moderne Systeme ermöglichen die Automatisierung von Arbeitsabläufen, was Prozesse wie die Dokumentenfreigabe, Vertragsverwaltung und Rechnungsstellung beschleunigt. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen Arbeitsablauf einrichten, bei dem ein Dokument automatisch zur Überprüfung und Genehmigung an die zuständige Person gesendet wird, wodurch Engpässe beseitigt und die Bearbeitungszeit verkürzt werden.

Fazit: Investition in GED zur Steigerung der Produktivität

Die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist eine strategische Investition für jedes Unternehmen, das seine Produktivität steigern möchte. Durch die Verbesserung der Zugänglichkeit, die Senkung der Kosten, die Erhöhung der Sicherheit und die Automatisierung von Prozessen ermöglicht GED Unternehmen, effizienter und wettbewerbsfähiger zu arbeiten. Unternehmen dazu zu ermutigen, ihre aktuellen Systeme zu evaluieren und die Digitalisierung als Schritt in die Zukunft zu betrachten, könnte der Wandel sein, den sie benötigen, um neue Erfolgsebenen zu erreichen. Ist Ihr Unternehmen bereit, den Sprung zu wagen?